День, состоящий из митингов, десятков задач и решений – обычный день любого Project Manager. Вопрос лишь в том: как все успеть да еще так, чтобы был результат? Delivery Manager ISsoft Дмитрий Петрученя поделился своими правилами организации времени.
– Еще девять лет назад я был тем еще разгильдяем. Тогда я был перегружен, не организован и очень много на себя брал. Конечно, мне говорили, что нужно что-то менять, но я считал, что все получится. Сейчас понимаю, что коллеги были правы. Переосмысление и реорганизация графика очень помогли. Планирование кардинально изменило мои результаты.
А давай начнем с вопроса, который обычно задают в самом конце: «Что посоветуешь тем, кто сейчас похож на тебя девять лет назад?».
Во-первых, прочитать книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок». Она может показаться вам слишком простой, скучной и так далее, но обязательно дочитайте ее до конца. Мне она очень понравилась, помогла сформировать видение.
Второе, всегда будьте недовольны эффективностью своего графика, постоянно планируйте, анализируйте и пересматривайте.
И третье – регистрируйте то, на что уходит ваше время. Я делаю так раз в полгода: беру тетрадку и просто выписываю в часах то, на что уходило мое время каждый день. Необходимо знать свой график, куда уходит больше времени, на что именно, сколько часов ты потратил на то или иное. Иногда нам кажется, что мы уделяем чему-то больше времени, а на самом деле это совсем не так или наоборот. Анализирование помогает увидеть реальную картину и позволяет стать лучше в планировании своего графика.
Каких правил ты придерживаешься при планировании?
Свои принципы тайм-менеджмента удалось выработать благодаря опыту и книге Дэвида Аллена. Как менеджер, я знаю, что эффективность требует планирования.
Если ты не планируешь, ты не можешь стать эффективным. Если планируешь, то у тебя есть шанс стать эффективным.
Поэтому у меня есть два правила: нужно планировать неделю и нужно планировать день. Особенно недельному планированию я уделю много времени.
Расскажи подробнее о том, как ты продумываешь свой график.
У всех PM в ISsoft сумасшедший темп. Коллеги приходят на работу и нон-стоп загружены до вечера. Проблема в том, что у людей нет времени остановиться, подумать и решить, что делать дальше. Обычно все действуют реактивно: подчиняются рекуррентным митингам.
Очень важно, чтобы раз в неделю у вас было время остановиться и подумать. Поэтому каждый понедельник у меня есть правило – никаких митингов до обеда. Это время я трачу на то, чтобы спокойно проанализировать свои рабочие дела, подумать о том, как обстоят дела в командах, решить, чего я хотел бы достичь на этой неделе. Дальше у меня появляется набор целей и задач, из которых я формирую список по приоритетам, а затем перевожу каждую задачу в календарь в виде митинга. Идея в том, чтобы все задачи оказались в календаре, а не в голове или блокноте.
При составлении недельного графика важно
- чтобы он получался гибким,
- чтобы оставались свободные места,
- чтобы на все, что ты делаешь для своей цели, было достаточно времени.
Конечно, жизнь и рабочая неделя будет вносить коррективы в график, но важно понимать, чем ты жертвуешь во имя форс-мажора. Не стоит строить предположений, что получится ужаться где-то, чтобы выполнить цель. Ты планировал, а теперь ты видишь, что срочная ситуация забрала четыре часа твоего времени, ты убираешь четырехчасовую задачу из цели, и в конце недели не расстроен, а заранее знаешь, что не получится это сделать. Так ты управляешь своими ожиданиями и эмоциональным состоянием в конце недели.
Недавно был такой беспрецедентный опыт, новый для меня. В какой-то момент я понял, что день абсолютно вышел из-под контроля. Я сел и удалил весь календарь. А потом подумал на что мне и как часто нужно выделять свое время. Так я переделал график на всю неделю, все циклы митингов. Прошло буквально пару месяцев и я понимаю, что снова нужно удалять весь календарь, ведь появились новые клиенты, цели и люди.
Бывает ли так, что у тебя появляется свободное время в графике?
Все зависит от того, что понимать под «свободным временем». Обычно я предпочитаю любое время, которое у меня появилось, проводить с командой. Терять контакт с людьми или сводить общение только к рабочим вопросам не приведет к тому, что команда будет доверять тебе. Очень важно поддерживать обычные человеческие отношения.
Времени почитать новости или посмотреть YouTube у меня нет, если только дома. На работе я себе такого позволить не могу. По дороге на работу я обычно слушаю музыку.
Говорят, что почту нужно читать утром, есть ли у тебя определенный подход в этом вопросе?
Есть очень хорошее правило – читать почту три раза в день. Было время, когда я ему следовал, но сейчас я читаю почту без каких-то правил. Я лишь стараюсь, чтобы у меня был всегда пустой Inbox. Мне доставляет удовольствие упорядоченность, структурированность и организованность.
Пользуешься ли программами для планирования?
Да, использую Wunderlist. Мобильный телефон всегда с собой, поэтому очень помогает. Ведь бывает, что я могу по четыре часа не подходить к ноутбуку, бегая с одного митинга на другой. А так мой календарь и связь с командой всегда рядом.
Где ты берешь силы: митинги – люди, а люди – отдача энергии?
Сейчас у меня порядка 150 человек на 8 проектах. Благодаря Team Lead и PM на проектах я поддерживаю связь со всеми. Я отвечаю за общее направление: «Идем туда», а за то, чтобы контролировать каждого из них уже мои коллеги.
Вообще, я сплю и ем. Это определенно дает силы. Конечно, череда митингов выматывает. Не могу назвать что-то, где я черпаю энергию. Просто у меня есть правило: если чувствуешь себя выжатым лимоном, лучше отменить предстоящие митинги, потому как ты не дашь человеку то, что мог бы в хорошем настроении и бодром состоянии. А тратить время коллег впустую нерационально и некрасиво. Ну и не стоит загружать себя одними one-on-one, например, на весь день.
Мне нравится моя работа, и я люблю людей, с которыми работаю. Это забирает силы, но также и отдает. Ведь митинги – это взаимный обмен энергией. Если ты знаешь, что помог на О3 человеку, что-то подсказал, а потом провел митинг и там вы приняли какое-то удачное решение, то время прошло не зря. А если не видишь пользы от того, что ты делаешь, то ты не получаешь отдачи от своих действий.
Часто бывает, что человек целый день упорно работает, постоянно занят, делал много задач, но в конце дня ощущает будто ничего не делал, нет результата. Что не так?
Ошибка таких ребят в том, что они не понимают, что делают. Это отличный пример реактивной работы. Если перед тем, как начинать работать, ты думаешь о том, какой результат должна принести эта работа, то все получится. А если ты целый день бегаешь и разрываешься… да, ты был занят, но у тебя нет понимания того, как это в общем и целом повлияло на общую картину. Проблема лишь в том, что сначала надо думать, а потом делать.
Есть еще один пример реактивного поведения, когда ты ничего не спланировал и идешь от графика: там у тебя открытый календарь и три рекуррентных митинга. Тогда происходит следующее: к тебе подходит человек и спрашивает что-то, ты отвлекаешься и у тебя начинаются переключения. Чем больше у тебя людей, тем больше/чаще тебя будут отрывать от работы. В итоге ты не можешь сосредоточиться на своей задаче, но всем помогаешь. Тут решение – научиться говорить «нет, извини, я занят» и отводить время на решение своей задачи. Если в это время в календаре будет стоять митинг, то у тебя будет больше силы и решительности сказать, что ты можешь помочь или ответить на вопрос лишь после его окончания.
Организация рабочего дня – это привычка. Если ты заставлял себя пару недель делать что-то, от чего ты не видишь пользы, во что ты не веришь; или тебя заставлял планировать твой ментор, то в конце концов ты бросишь этим заниматься. Выбирай подход, который тебе интересен, с которым тебе удобно работать и только так ты сможешь повысить свою эффективность.
